Abmahnung: Aufbau und Muster

Die Abmahnung ist meist Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung. Sie hilft aber nur, wenn sie sauber formuliert ist.

Stand 11.11.2026 · Muster, keine Rechtsberatung.

Muster, keine Rechtsberatung. Allgemeine Information für Arbeitgeber; im Einzelfall Fachanwalt für Arbeitsrecht oder Kammer fragen.

Die vier Bestandteile

1. Sachverhalt: genau beschreiben – Datum, Uhrzeit, was passiert ist. Tatsachen, keine Wertungen.
2. Rüge: welche Pflicht aus Arbeitsvertrag oder Weisung verletzt wurde.
3. Aufforderung: welches Verhalten künftig erwartet wird.
4. Warnung: dass im Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen bis zur Kündigung drohen.

Typische Fehler

• mehrere Vorwürfe in einer Abmahnung – ist einer unberechtigt, kann die ganze Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden müssen
• pauschale Vorwürfe („ständig unpünktlich“) statt konkreter Vorfälle
• fehlende Kündigungsandrohung – dann ist es nur eine Ermahnung
• kein Nachweis des Zugangs

Form und Zugang

Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben, Schriftform ist aber dringend zu empfehlen. Zugang nachweisen: persönlich gegen Unterschrift oder per Bote. Die Beschäftigten können eine Gegendarstellung zur Personalakte geben (§ 83 Abs. 2 BetrVG).

Häufige Fragen

Wie viele Abmahnungen vor einer Kündigung?

Eine gesetzliche Zahl gibt es nicht. Oft genügt eine einschlägige Abmahnung; bei schweren Verstößen kann sie sogar entbehrlich sein. Im Einzelfall rechtlich prüfen lassen.

Muss eine Abmahnung schriftlich sein?

Nein, aber nur eine schriftliche Abmahnung mit Zugangsnachweis lässt sich später belegen.

Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?

Eine feste Frist gibt es nicht; nach längerem einwandfreiem Verhalten kann ein Anspruch auf Entfernung bestehen.